Die 10 häufigsten Versandfehler und wie man sie vermeidet

Der Onlinehandel boomt mehr denn je. Der Paketfluss strömt. Kunden wollen Ihre erworbenen Artikel so schnell wie möglich erhalten und wenn’s nicht passt auch gern unkompliziert und am liebsten umsonst wieder zurückschicken.

Ob nun ein deutschlandweiter B2B, internationaler B2C Versand oder private Päckchen von A nach B senden – beim Versandprozess und der Vorbereitung können sich viele Fehler einschleichen. Wie Sie selbst die 10 häufigsten Versandfehler clever vermeiden und wo Sie die nötigen Informationen finden, lesen Sie hier.

Wie Sie die 10 häufigsten Versandfehler einfach vermeiden

1. Unzureichende Verpackung

Wird Ihr Paket auf seinem Weg beschädigt, ist die oft Enttäuschung groß. Meist ist das die Folge unzureichender Verpackung, das heißt, dass Ihr Paket entweder nicht korrekt oder einfach unzureichend verpackt ist. Leider sind Transportschäden sind nicht zu einhundert Prozent auszuschließen, selbst wenn Sie Ihr Paket wie ein Profi verpacken. Dennoch…

Lösung:

Sie können die Wahrscheinlichkeit eines Transportschadens eindämmen und Ihr Paket richtig, fest und sicher verpacken, indem Sie die folgenden Punkte beachten. Schauen Sie sich hierzu unser Service Video an:

Wie Sie Ihr Paket richtig verpacken:

• Der Karton muss groß und stark genug sein. Außerdem muss er von guter Qualität sein und darf keine Mängel aufweisen. Zu groß darf er aber auch nicht sein, da der Karton sonst einfallen kann.
• Außerdem dürfen keine Gefahrensymbole auf die Box geklebt werden. Das kann nämlich dazu führen, dass der Dienstleister die Sendung stoppt und zudem eine Geldstrafe erhoben werden kann.
• Das Innere muss gut gepolstert sein und alle Hohlräume müssen gut ausgefüllt werden. Verwenden Sie dafür gängiges Paketfüllmaterial oder Paketchips.

Weitere Infos zur Verpackung finden Sie auf unserer Infoseite zu Verpackungshinweisen.

2. Fehler beim Wiegen und Messen – fehlende Dokumentation

Die Versanddienstleister messen und wiegen Ihr Paket nach, sobald sie es in ihrem Hub erhalten haben. Das bedeutet für Sie, sollten Sie falsche Angaben zu Ihren Paketmaßen und dem Gewicht angegeben und dadurch einen anderen Versandpreis errechnet haben, wird Ihnen das korrekte Gewicht bzw. die Maße nachberechnet. Das kann vor allem dann ärgerlich sein, wenn Sie sich absolut sicher sind, keine Fehler beim Wiegen und Messen Ihres Pakets gemacht zu haben.

Lösung:

Messen und Wiegen Sie Ihr Paket genau. Wie das geht, sehen Sie in unserem Video:

Wie schon im Video gezeigt, dokumentieren Sie bitte die Maße und das Gewicht ihres Pakets anhand eines Fotos. Dafür halten Sie am besten ein Maßband entlang der Länge, Breite und Höhe des Pakets und machen ein Foto mit Ihrem Smartphone. Um das Gewicht zu dokumentieren, stellen Sie das Paket bitte auf eine Waage und halten das Gewicht des gesamten Pakets bitte auch auf einem Foto fest. Wir raten Ihnen, die Fotos während Ihrer Buchung in Ihr Kundenkonto hochzuladen. Im Falle einer falschen Nachberechnung seitens der Versanddienstleister haben Sie so Bilder parat, die die Größe und das Gewicht des Pakets zeigen – das kann den Reklamationsprozess ungemein vereinfachen.

Mehr Informationen zum Wiegen und Messen finden Sie auf unserer Infoseite zu Gewicht und Abmessungen.

3. Fehlende Kontaktnummer des Empfängers

Während unseres Buchungsprozesses werden Sie dazu aufgefordert, nicht nur Ihre, sondern auch die Versandadresse und Kontaktdaten des Empfängers anzugeben. Dabei fragen wir nach der Telefonnummer des Empfängers. Ein häufiger Fehler hierbei ist, dass nicht die Nummer des Empfängers, sondern die eigene Kontaktnummer eingeben wird. Bei einer erfolglosen Zustellung nützt diese Nummer dem Versanddienstleister aber leider nicht viel, wenn der Empfänger für Zollanliegen oder auch Zugangsproblemen der Adresse nicht erreichbar ist.

Lösung:

Das ist einfach! Bitte geben Sie die Rufnummer des Empfängers an, um eine rasche Zustellung zu gewährleisten und etwaige Lieferprobleme vor Ort direkt klären zu können.

4. Nicht-versicherte Sendung

Ein besonders ärgerlicher Fehler, der häufig gemacht wird, ist eine fehlende Versandversicherung. Sie verschicken Waren oder persönliche Artikel mit einem Wert bis zu 50 Euro? Dann covern wir Sie umsonst unter unseren genannten Versicherungsbedingungen. Versenden Sie Artikel mit einem Wert von mehr als 50 Euro, und Ihre Sendung ist nicht versichert und geht verloren oder wird beschädigt – das kann auch bei der besten und sichersten Verpackung passieren – ist der Jammer groß. Dann können Sie nämlich nur den Wert bis zu 50 Euro reklamieren. Bei einem tatsächlichen Sendungswert von 1000 Euro ist das dann leider nur kleiner Trost.

Lösung:

Ist der Paketwert höher als 50 Euro, schließen Sie eine Zusatzversicherung ab! Mit unserer Zusatzversicherung können Sie einen Sendungswert bis zu 2500 Euro versichern. Sollte Ihr Sendungswert darüber hinaus gehen, empfehlen wir eine Versicherung eines Drittanbieters zu wählen. Sehen Sie sich hierzu unser Servicevideo an:

Mehr Informationen zu unseren Versicherungsoptionen finden Sie zudem auf unserer Infoseite zur Versandversicherung. 

5. Fehlende Zolldokumente – Verzögerung bei der Zollabfertigung 

Paketsendungen außerhalb der Europäischen Union unterliegen der Zollabfertigung, was in den meisten Fällen bedeutet, dass Ihrer Sendung die nötigen Zolldokumente beigelegt werden müssen. Nur so kann die Dauer der Zollabfertigung so kurz wie möglich gehalten werden. Wer zum Beispiel eine Sendung mit preisintensiveren Expressversand mit einer Laufzeit von einem oder zwei Tagen in die USA verschickt, wird sich kaum über eine tagelange Verzögerung in der Zollabfertigung freuen. Die USA ist hier ein gutes Beispiel, denn bei einer ausreichenden Dokumentation und den richtigen Zollpapieren, kann die Zollabfertigung in weniger als einem Tag abgeschlossen sein und Ihr Paket schon innerhalb eines Tages ankommen.

Lösung:

Damit Ihre Sendung schnell durch den Zoll kommt, müssen einige Punkte beachtet werden.

• Zunächst müssen alle benötigten Zolldokumente vollständig und korrekt ausgefüllt werden. Die Dokumente können von Land zu Land variieren. Sie müssen sich vor Ihrem Versand informieren, welche Versanddokumente Sie für Ihren Versand benötigen. Mehr Informatonen lesen Sie hier auf unserer Seite zu länderspezifischen Informationen und Einschränkungen.
• Gehen Sie außerdem sicher, bevor Sie Ihr Paket aufgeben, ob Ihre Waren auch tatsächlich ins Zielland eingeführt werden dürfen. Für unser obiges Beispiel eines Versands in die USA müssen zum Beispiel Lebensmittel von der FDA genehmigt sein – dazu zählen auch Nahrungsergänzungsmittel. Mehr Infos zu solchen Artikeln finden Sie auf unserer Infoseite zu eingeschränkten und verbotenen Artikeln für den Paketversand. 

Da wir Ihnen leider keine vollständige Auskunft über länderspezifische Zollinformationen geben können, kontaktieren Sie bitte die Botschaft des jeweiligen Ziellandes direkt. Dort erhalten Sie alle Informationen, die Sie für die Einfuhr benötigen.

6. Unkenntnis möglicher Zuschläge

Verschiedene Versanddienstleister erheben unterschiedliche Versandzuschläge zu unterschiedlichen Bedingungen. So weichen die Maximalmaße unserer TNT Express Diensten von denen unserer DHL Express und UPS Express Dienste deutlich ab. Auch die Zuschläge für die Kategorie Übergröße sind unterschiedlich hoch. Es gibt Zuschläge für Adressenänderungen, Außengebietszuschläge und auch Zuschläge für Sendungen, die man nicht stapeln kann. Diese Kosten können manchmal besonders dann ärgerlich sein, wenn sie im Vorfeld einfach zu vermeiden gewesen wären.

Lösung:

Damit Sie wissen, welche Zuschläge auf Sie zu kommen können, lesen Sie sich unsere Informationsseite zu Versandzuschlägen aufmerksam durch. Wenn Sie gut informiert sind, können Sie Ihr Paket eventuell so umpacken, dass Sie sich etwaige Zusatzkosten sparen.

7. Falsche Wahl des Versandservices

Ein sehr häufiger Fehler, der beim Versand auftritt, ist die falsche Wahl des Versanddienstleisters. Beispiel: Sie stehen unter Druck und benötigen einen zuverlässigen Expressversand mit einer Laufzeitgarantie, weil Sie eine dringende unternehmenseigene Sendung verschicken müssen oder Ihr Kunde seinen online gekauften Artikel so schnell wie möglich erhalten muss? Wenn Sie nun einen Standardservice für eine Abholung am Montag wählen, Ihr Paket aber bis spätestens Mittwoch ankommen muss, laufen Sie Gefahr, dass sich die Lieferung nicht pünktlich bis Mittwoch ankommt – auch wenn die eigentliche Laufzeit vielleicht zwei Tage vorschlägt. Sagen wir das Paket kommt nun am Donnerstag an, für Ihren Kunden ist das aber zu spät und er schickt die Ware zurück. Dann bleiben Sie nicht nur auf den Versandkosten sitzen, sondern verlieren obendrein noch einen Verkauf.

Lösung:

Wenn Sie eine dringende Sendung haben und einen Expressversand benötigen, zahlen Sie den Extra-Euro und gehen Sie auf Nummer sicher! Die meisten Expressdienstleister bieten eine Geld-zurück-Garantie, sollte der Artikel nicht wie versprochen zu einem bestimmten Zeitpunkt ankommen.

Für solche Fälle wie der oben genannt, liegt es auf der Hand, dass Sie sich für einen unserer Expressversanddienstleister mit einer Laufzeitgarantie entscheiden. Diese sind zwar etwas kostenintensiver als unsere Standardoptionen, sollten die Bedingungen des Dienstleisters aber erfüllt sein, können Ihnen die Versandkosten bei einer verzögerten Lieferung erstattet werden.

Für weniger dringende Sendungen haben wir günstigere Versanddienste im Angebot, diese sind meist länger unterwegs und sind perfekt geeignet, wenn Sie die Sendung nicht unter Zeitdruck steht. Eine Übersicht all unserer Dienste finden Sie hier. 

8. Falsche Versandlabels

Falsche Versandlabels sind mit Abstand der größte Fehler, der Ihnen beim Versand passieren kann – das kommt glücklicherweise nicht allzu häufig vor. Ist ein falsches Versandlabel auf Ihrem Paket angebracht, kommt das Paket nicht nur womöglich an einer falschen Adresse an, es kann auch leicht verloren gehen, da auch die Absenderadresse inkorrekt sein könnte. Zudem greift die Versicherung nicht, sollte ein falsches Label am Paket angebracht sein.

Lösung:

Befolgen Sie unsere Anweisungen, nachdem Sie Ihren Versand mit Transglobal Express gebucht haben. 

Bei einem Versand mit Transglobal Express erhalten Sie die Versandlabels für Ihre Sendung von uns. Diese werden Ihnen nach der Buchung per E-Mail zugeschickt und Sie können sie auch in Ihrem Kundenkonto finden und herunterladen. Sollten Sie aus irgendwelchen Gründen andere Labels finden oder parat haben, kleben Sie diese bitte niemals, wiederhole, niemals auf das mit Transglobal Express gebuchte Paket; es sei denn Sie buchen einen Service, bei dem die Labels vom Fahrer bereitgestellt werden. Sollte dies der Fall sein, weisen wir Sie ausdrücklich während oder nach dem Buchungsprozess darauf hin.

9. Mangelhaft ausgefüllte Packliste

Ein häufiger Fehler, der vor allem für eine verlängerte Zollabfertigung sorgen kann, ist eine nicht vollständig, mangelhaft oder zu allgemeine ausgefüllte Packliste, bzw. kommerzielle Handelsrechnung. Wenn Sie zum Beispiel weiße Baumwollsocken in einem Paket in die USA verschicken, und im Rahmen der Inhaltsangaben Ihrer Packliste „Klamotten“ eingeben, gilt diese Beschreibung als zu allgemein. Schon dieses Detail kann zur Verzögerungen bei der Zollabfertigung führen.

Lösung:

Nennen Sie’s beim Namen: Wenn Sie 50 Paar ungebrauchte weiße Baumwollsocken versenden, geben Sie „50 Paar ungebrauchte weiße Baumwollsocken“ an. Unser Video erklärt noch mehr:

 Für weitere Hinweise und Hilfestellungen, wie Sie Ihre Packliste ausfüllen, lesen Sie bitte unseren Packlist-Guide. 

10. Nicht eingehaltene Fristen 

Der letzte Fehler, der meist während des Versands passiert und den wir hier ansprechen wollen, liegt bei den zeitkritischen Fristen. Dabei meinen wir nicht nur die Fristen der spätestmöglichen Buchungszeiten für eine Abholung noch am selben Tag – das ist abhängig vom jeweiligen Versanddienstleister. Wir beziehen uns hier vor allem auf die Fristen, die sich mit sich ziehen, sollten Sie zum Beispiel eine Schadens- oder Verlustmeldung oder eine Reklamation machen. Wenn Sie Ihre Geld-zurück-Garantie einiger Dienstleister beanspruchen möchten (nicht jeder Dienstleister bietet eine solche an), Sie dies aber erst nach Ablauf der gesetzten Frist ansprechen, ist der Anspruch auf eine Kostenrückerstattung erloschen. Ebenso bei einer Verlust- oder Schadensmeldung: Nach Ablauf der Frist der entsprechenden Dienstleister ist Ihr Anspruch auf eine Rückerstattung nicht mehr möglich.

Lösung:

Ganz einfach. Checken Sie die Fristen auf unserer Homepage und/oder bei den Dienstleistern direkt und überschreiten Sie diese nicht. Hier geht’s zur Infoseite zu Schadens- und Verlustmeldungen. Für weitere Informationen zu den Dienstleistern und deren Services, lesen Sie bitte unsere entsprechenden Infoseiten:

• UPS
• DHL
• TNT

• DPD
• USPS
• TG Flex

• Hermes
• Landmark Global
• TG Palette

Zu viel zu beachten? Zu viele Infos auf einmal? Sie haben eine, zwei oder siebzehn Fragen, die wir hier nicht beantwortet haben? Bevor Sie frustriert den Kopf in den Sand stecken, lassen Sie uns wissen, was Sie bedrückt!

Sie wollen mit jemandem sprechen, der sich im Versandgeschäft auskennt und Sie zuverlässig berät? Unser engagiertes Kundenteam ist da, um Ihnen zu helfen! Sie umgehen lästige Warteschleifen der Versanddienstleister und lassen uns die Arbeit übernehmen. Wir leisten den Support, den Sie für Ihre individuellen Versandbedürfnisse brauchen. Sollte die Labels mal nicht gleich per E-Mail kommen, sind wir nur einen Anruf entfernt und können Ihnen Ihre Labels manuell per Mail schicken. Sie haben keinen Drucker, um die Labels zu drucken? Auch kein Problem. Wir schicken Sie Ihnen per Post zu. Unser Kundendienst steht Ihnen gerne zur Verfügung. Melden Sie sich bei uns noch heute per Telefon, E-Mail oder Live-Chat.